Заказчик: многопрофильный ИТ-холдинг X-Com.
Задача: подключить BI-систему и настроить дашборды, чтобы топ-менеджеры компании могли отслеживать и анализировать продажи.
X-Com работает на российском рынке информационных технологий более 25 лет. Ключевые направления деятельности: системная интеграция, ИТ-сервис и аутсорсинг, поставка и сопровождение программно-аппаратных средств, копировально-печатного оборудования и расходных материалов, а также собственное производство серверов, рабочих станций и компьютеров. Также есть интернет-магазин XCOM-SHOP, который входит в TOP‑30 крупнейших интернет‑магазинов России и ТОП‑5 компьютерных. В ассортименте более 120 тысяч товарных позиций.
Топ-менеджерам компании удобнее оценивать результаты с помощью дашбордов. Настроенные графики и диаграммы, для которых можно задавать периоды и другие показатели, быстро показывают реальную картину. Это важно в контексте бизнеса, чтобы быстро принять решение.
Также компания наращивает оборот, как следствие, растет нагрузка на внутренние системы. Сегодня в каталоге десятки тысяч SKU, а в день отгружаются несколько тысяч заказов. Это сотни миллионов строк вычислений, которые дают серьезную нагрузку на базу 1С при составлении отчета. Если кто-то из пользователей запускал формирование отчета, это влияло на работу остальных. Например, заказ мог в этом случае открываться дольше обычного, а это увеличивало время ответа клиентам и в итоге могло сказываться на прибыли.
Кроме стандартных мы разработали дашборды с учетом потребностей и специфики клиента. Например, подключили к 1С облачный сервис для коммуникаций, который фиксирует входящие и исходящие звонки. Мы связали информацию с конкретными менеджерами отдела телемаркетинга в 1С, а в BI для появился соответствующий дашборд. Он показывает эффективность работы сотрудников, результаты по продажам. Руководитель на основе этих данных может попросить сотрудника, который лучше справляется, помочь другому.
В другом отделе необходимо было отслеживать срок действия лицензий. Так как компания сотрудничает с множеством поставщиков, сотрудникам приходилось тратить много времени на то, чтобы вручную отсеивать тех, у кого закончилась лицензия. Сейчас в BI-системе есть соответствующий дашборд «Лицензии» и удобный календарь, где есть данные по конкретному месяцу.
Для отчета по сопоставлению номенклатуры поставщика мы также сделали доработку, которая позволяет расширить ассортимент. Стандартный механизм сопоставления в 1С работает с артикулами и категориями. Благодаря доработке и сопоставлению большего количества данных (номенклатура, данные менеджеров), в BI-системе выводятся варианты от поставщиков, которые можно сопоставить по производителю, группе, подгруппе или товару. При этом названия в разных справочниках могут отличаться, поэтому мы настроили возможность процентного совпадения, которое можно менять.
Один из дашбордов помогает компании следить за количеством непроданного товара. Например, если товар более 2 месяцев лежит на складе, он попадает в отчет. Так руководители могут быстрее оценить ситуацию и продумать варианты решения, чтобы компьютеры или комплектующие не зависали среди непроданных товаров.
Чтобы в компании было меньше «висяков», в BI-системе настроен дашборд по зеленым строкам. За менеджерами по продажам закреплены конкретные товары. Если товар заканчивается, то сотруднику необходимо его заказать, но в таком количестве, чтобы не осталось лишнего.
Одна из особенностей проекта — большой объем данных. Это привычно для BI, но может создавать нагрузку на сервер, в результате увеличивается время выгрузки данных, которые нужны для аналитики. Поэтому мы провели дополнительную работу, чтобы сократить время выгрузки в 3 раза. Для этого, в частности, настроили передачу данных нескольких справочников в файлы CSV напрямую из SQL, используя более удобный формат для аналитики. Один такой справочник занимает более 500 гигабайт. Таким образом снизилась нагрузка на 1С, а сам процесс переноса данных для BI идет быстрее.
Первый результат, который получила компания, — это снижение нагрузки на базу 1С. Процессы, связанные с отчетностью, не нагружают систему, это позволяет пользователям работать с базой без перебоев. Для компании с большим количеством операций и данных это важный результат.
Также у руководителей есть инструмент, с помощью которого можно быстро понять ситуацию, оценить ключевые показатели, отследить процессы. Вся информация концентрированно и удобно представлена в виде инфографики. Необходимые данные в несколько кликов выгружаются из любого дашборда в Excel или PDF. Это помогает контролировать ситуацию и принимать быстрые, но взвешенные решения.
Следующий шаг в нашей работе — рассылка отчетов с данными на почту ответственным за направление пользователям. Это еще одна возможность автоматизации и уменьшение нагрузки на 1С.
Похожие статьи
