У клиента разветвленная сеть заведений общественного питания: два бренда, больше 40 точек в нескольких регионах, каждый со своей спецификой. Работа велась в iiko, и на первый взгляд все выглядело вполне организованно: продажи, рецептуры, списания, даже зарплата — все как будто было на месте. Но под капотом оказалось иначе.
Система строилась вокруг iiko, который неплохо справляется с операционной деятельностью на точке, но не предназначен для сквозного управленческого учета. Учет велся в разрезе двух отдельных инсталляций: под каждый бренд — своя iiko. Бухгалтерский учет — в нескольких базах 1С, причем по числу юрлиц, которых у клиента было немало. А вот управленческого учета как системы не было вообще. Согласованной картины по продажам, остаткам, себестоимости и марже — тоже.
Данные выгружались вручную, раз в месяц, через самописную обработку. Показатели собирались в Excel: кто-то что-то услышал, кто-то прислал, где-то кто-то не досмотрел. Себестоимость рассчитывалась усредненно по рецептурам, без учета динамики цен, остатков, логистики. Отчетность получалась с большой задержкой, а главное, вызывала сомнения в точности. Для бизнеса, где ключевая метрика — это маржинальность блюда, такая слепая зона превращается в серьезный риск.
Клиент пришел с довольно понятным, но в то же время амбициозным запросом: нужен был не просто учет, а системный и прозрачный подход ко всей цепочке товарного движения — от поставки до финансового результата. Бизнес рос, увеличивалось количество точек, юрлиц, поставщиков, но при этом не росла управляемость. Основные задачи можно сформулировать так:
После анализа мы предложили выстроить систему на базе «1С:Управление предприятием общепита» (УПО). Это специализированное решение, созданное именно для HoReCa: кафе, ресторанов, столовых, фудкортов. УПО «из коробки» понимает, что такое рецептуры, технологические карты, порции, блюдо дня и себестоимость в разрезе ингредиентов. В отличие от универсальных конфигураций (УНФ, УТ), здесь уже есть все, что нужно: производственные документы, отчеты по кухням, механизмы расчета, а главное — логика, понятная операторам и управленцам.
Мы сознательно отказались от идеи внедрять ERP или пытаться доработать типовую торговлю: избыточно по функционалу, дорого по внедрению, сложно в поддержке. УПО в этом смысле — оптимальный выбор для бизнеса, где нужно гибко учитывать продукцию, рассчитывать себестоимость и не перегружать пользователей лишними возможностями.
В теории все выглядело стройно: есть мастер-система (УПО), есть подчиненные системы (бухгалтерия, iiko), все работают по инструкции, и данные спокойно мигрируют из точки А в точку Б. На практике все оказалось гораздо интереснее.
Во-первых, справочники. Мы изначально договорились, что вся справочная информация будет заводиться в УПО: номенклатура, сотрудники, контрагенты, договора. Но на деле сотрудники продолжали создавать элементы где придется — кто-то в iiko, кто-то в одной из пяти бухгалтерий. В результате один и тот же контрагент мог существовать под разными названиями в разных базах, а система, разумеется, считала их разными. Мы несколько раз переписывали механизм синхронизации, внедряли справочники соответствий, вычищали задвоения вручную и параллельно пытались убедить всех участников процесса работать централизованно.
Во-вторых, сопротивление изменениям. У клиента высокая текучка кадров на точках, персонал часто молодой, обучение занимает время, а мотивации осваивать новую систему — минимум. Люди продолжали вбивать данные в iiko «как привыкли», а в УПО попадала неполная или искаженная информация. Внедрение сопровождалось регулярными обучениями, созвонами, скринкастами, оперативной поддержкой — потому что иначе система просто не жила.
В-третьих, бухгалтерия. Основной бухгалтерский учет велся на аутсорсе, а это значит, что у нас не было постоянного канала коммуникации с исполнителями. Бухгалтеры, со своей стороны, требовали, чтобы документы приходили в их базы «в нужном им виде»: с конкретными статьями затрат, правильно проставленными счетами учета, в нужном формате. Стандартный механизм обмена EnterpriseData с этим справлялся плохо: мы получали то лишние поля, то недостающие, то не те типы документов. В итоге пришлось писать кастомную схему обмена, заточенную под специфику клиента: без избыточных реквизитов, но с точной маршрутизацией нужных данных.
И, конечно, изменения в бизнесе. За время проекта клиент несколько раз менял юридические конструкции: переходил с ИП на ООО, менял режим налогообложения, открывал и закрывал точки. Это приводило к смене учетных баз, добавлению новых организаций, пересмотру логики маршрутизации документов — и, соответственно, к дополнительным доработкам. Эти изменения редко совпадали с графиком проекта, и мы часто переключались с плановых задач на тушение очередного организационного пожара.
Все это замедляло внедрение, растягивало сроки и создавало нагрузку на команду. Но в итоге все блоки, которые мы запланировали, были реализованы. И, что важно, мы построили архитектуру, которая не ломается при очередном «а теперь мы открыли еще одну точку и завели новое юрлицо».
Несмотря на все сложности, сопротивление и особенности бизнес-процессов, нам удалось выстроить живую, устойчивую систему, в которой данные работают на бизнес, а не наоборот.
Теперь управленческий учет ведется в «1С:Управление предприятием общепита». Именно в УПО аккумулируются все ключевые события: продажи, списания, перемещения, выпуск блюд, оприходование товаров. Информация из iiko автоматически, без ручного участия, перелетает в УПО каждую ночь. При этом обмен идет только в одну сторону: операционные данные попадают в УПО, а дальше используется как база для управленческих и бухгалтерских процессов.
Документы формируются на лету. На основании актов реализации и списания из iiko создаются соответствующие документы в УПО: выпуск блюд, отчеты о розничных продажах, списания запасов. Все это происходит автоматически, без необходимости ручного ввода.
Себестоимость теперь считается корректно, в разрезе каждого блюда и каждой точки. Больше никаких условных «средних значений» — только реальные расходы на ингредиенты, рассчитанные по рецептурам и остаткам. Это позволило клиенту наконец-то увидеть, сколько на самом деле стоит чашка капучино или порция пасты, и на чем теряются деньги.
Интеграция с бухгалтериями работает стабильно. Все необходимые данные — отчеты о рознице, списания, движения по складу — автоматически направляются в нужные базы 1С в зависимости от юрлица. При этом в каждой бухгалтерии документы уже приходят в нужной форме: с заполненными статьями затрат, корректными счетами и в нужном формате. Это существенно снизило нагрузку на бухгалтерский аутсорсинг и сократило количество ручной доработки документов.
Финансовая отчетность — в процессе автоматизации. Мы уже подготовили структуру будущих управленческих отчетов — БДР, ДДС, баланс, платежный календарь. Клиент согласовал требования, подготовлены шаблоны. Следующий этап — реализация отчетности на базе уже существующих данных. Сейчас большая часть этих отчетов собирается вручную, и основная цель — избавиться от Excel-магии и сделать процесс устойчивым и автоматическим.
Важно отметить, что архитектура, которую мы выстроили, позволяет масштабировать систему: подключать новые точки, юрлица, бухгалтерии, источники данных без необходимости полной переработки. Это фундамент, на который теперь можно спокойно надстраивать BI-систему, бюджетирование, аналитику, KPI и все остальное, что поддерживает зрелый управленческий контур.
Если вы только задумываетесь о переходе на автоматизированный управленческий учет в общепите — вот несколько советов, которые помогут сэкономить время, деньги и нервы.
Автоматизация управленческого учета — это не про «нажать кнопку и забыть». Это переосмысление бизнес-процессов, дисциплина в работе с данными, регулярная адаптация под меняющуюся реальность. Особенно в сфере общепита, где высокая операционная нагрузка, текучка персонала и постоянные изменения — часть повседневности.
Но в результате мы видим, как меняется управление, когда появляются оперативные, достоверные цифры. Это дает уверенность в принятии решений, помогает не терять деньги на каждой мелочи и растить бизнес осознанно.
Похожие статьи
Обзор российских ESB-решений
10 подробных технических обзоров на отечественные платформы
