К нам обратился многопрофильный ИТ-холдинг X-Com. Компания работает на российском рынке информационных технологий более 25 лет. Ключевые направления деятельности: системная интеграция, ИТ-сервис и аутсорсинг, поставка и сопровождение программно-аппаратных средств, копировально-печатного оборудования и расходных материалов, а также собственное производство серверов, рабочих станций и компьютеров. Также есть интернет-магазин компьютеров, компьютерных комплектующих, периферии, расходных материалов XCOM-SHOP, который входит в TOP‑30 крупнейших интернет‑магазинов России и ТОП‑5 компьютерных. В ассортименте более 120 тысяч товарных позиций.
Для некоторых направлений компании было важно настроить дашборды в BI-системе. В этой статье расскажем о мониторинге производительности. Инструмент был нужен ИТ-директору для контроля и оптимизации работы. У компании уже был опыт анализа витрин, которые предоставлял один из франчайзи 1С. Однако в том случае отображались не все интересующие ИТ-директора показатели. Часть данных приходилось переводить вручную из 1С в таблицы.
Из-за того, что мы достаточно высоконагруженная компания по количеству операций, в таблицах было множество миллионов строк. Это не менее часа работы. Сама выгрузка не занимает много времени, а вот последующая обработка — это достаточно ресурсоемкая операция. При этом размер файла может достигать 100-150 мегабайт, что для таблиц много. Переслать его кому-то непросто. Есть и еще один важный момент — сложно использовать таблицу как доказательную базу, ведь можно самостоятельно поставить любые цифры.
Леонид Дегтярёв,
директор по информационным технологиям компании X-Com
Дальше с помощью заказчика мы настроили выгрузку из учетной системы 1С и начали разработку дашборда. Чтобы витрина была максимально информативной для клиента, важно понять логику процессов и погрузиться в детали. Мы заложили именно те показатели, которые нужны ИТ-директору для анализа каждый день. В результате у дашборда было лишь небольшое количество корректировок.
Сегодня ИТ-директор видит операции, может отследить, какие из них пересекаются, сколько в среднем тратится времени на выполнение той или иной операции и т. д. Благодаря легкому и простому визуалу на одном экране видно, что происходит внутри базы компании.
Дашборд помогает находить частые и при этом медленные операции. ИТ-директор анализирует периоды, когда выполняются те или иные действия, и сопоставляет с другими процессами, которые в это же время происходят в информационной системе.
С этим показателем напрямую связана зарплата части сотрудников. В базе 1С компании настроены вариации отчета в разных разрезах и с разной глубиной. Благодаря витрине ИТ-директор увидел количество, многообразие отчетов, а также детали: кто строит отчет, когда именно, с какой интенсивностью.
Так я увидел взаимосвязь: в часы, когда отчет о валовой прибыли формируют чаще всего, есть просадка по производительности. Например, в 9 утра приходят сотрудники и каждый нажимает кнопку «Построить отчет». При этом он очень емкий, а в системе в целом большое количество операций. Формирование отчетов попросту «выедает» всю память, и мы видим в этот момент просадку.
Леонид Дегтярёв,
директор по информационным технологиям компании X-Com
Для того чтобы оценить ситуацию, все операции, которые отслеживает инструмент замера производительности, поделили и разложили на временную шкалу. Таким образом мы получили среднее время выполнения операции. На графике за один месяц видно, что период с 9 до 10 утра — очень нагруженное время.
Результат: руководители подразделений получили задачу сделать единую форму отчета и в установленные коридоры, после расчета прибыли, в нерабочее время отправить отчеты по подразделениям и сотрудникам. Таким образом удалось снизить часть нагрузки.
Некоторые операции выполняются в базе конкретными пользователями. Дашборд позволяет проанализировать график работы сотрудника в учетной системе. Так видны пики по количеству операций. Например, один из сотрудников с 10 до 11 утра запускал несколько сеансов, а в них параллельно запускал несколько сложных процессов по распределению платежей и получению выписок банка.
Это надо было каким-то образом увидеть. Бизнес-аналитика позволила не подходить к каждому сотруднику и предварительно не опрашивать его. Теперь я вижу подозрительное поведение в системе и так нахожу того, к кому нужно идти и менять процесс. Это и есть основное предназначение витрины.
Леонид Дегтярёв,
директор по информационным технологиям компании X-Com
Результат: работу сотрудника разделили на два периода, теперь часть работы пользователь выполняет в базе с 10 до 11, а другую часть запускает с 14 до 15. Сотрудник отметил, что операции теперь выполняются в разы быстрее.
В момент постановки задачи среднее время открытия формы заказа клиента составляло 5,5 секунд. Целевое значение было 3,5 секунды. При этом в компании понимали, что эта цель может быть недостижима, а за успех готовы были принять максимально приближенное значение.
Результат: чтобы решить задачу, в компании убрали лишние операции во время открытия формы заказа клиента. Через месяц среднее время составляло 4,1 секунды. А ИТ-директора отметил другой важный момент: скорость принятия решения благодаря дашборду теперь составляет всего 1,5-2 минуты.
Особенную пользу витрина показала в один из дней, когда у компании наблюдались проблемы с производительностью. Так как настроена ежечасная выгрузка, ИТ-директор может оценить ситуацию оперативно.
Мы анализировали, что же у нас происходит. Параллельно я смотрел и проверял витрину. Так я увидел длительные операции по некоторым сотрудникам. Они долго собирали информацию в динамических журналах заказов клиентов. Список заказов прогружался около получаса и более. Даже с учетом проблем того дня это очень долго.
Леонид Дегтярёв,
директор по информационным технологиям компании X-Com
Результат: система позволила оперативно найти несколько сложных мест. Благодаря дашборду в компании увидели нетипичные долгие операции сотрудников. Так удалось установить, что некоторые пользователи некорректно использовали журнал заказов. В большинстве случаев оказалось достаточно поговорить с сотрудником и разъяснить, какими еще инструментами он может решить свою задачу. Сейчас в компании дополнительно формируют требования к изменению работы динамических журналов.
Этот кейс доказывает, что BI-система удобна не только в тех случаях, когда надо посчитать средний чек или увидеть остатки на складе. Дашборд для мониторинга производительности помог ИТ-директору XCOM-SHOP перестроить процессы внутри компании. Благодаря небольшим изменениям, которые раньше было сложнее отследить, удалось повысить эффективность работы сотрудников и системы в целом. Еще один важный результат: витрина позволила действительно сократить скорость принятия решения, что в бизнес-среде при высокой конкуренции является ценным преимуществом.
Похожие статьи
